Quản lý nhiều căn hộ cho thuê không cần lễ tân tại chỗ
Tóm tắt
Muốn bỏ lễ tân tại chỗ, cần tự động hóa sáu việc - gom lịch đặt phòng, cấp mã cửa theo lượt ở, biết trạng thái thật của căn hộ, giao việc dọn phòng, cảnh báo sự cố và ghi nhận tiền.
Khi số căn hộ còn ít, chủ nhà có thể tự đi giao chìa, tự dọn, tự ghi chép. Từ khoảng chục căn hộ ở vài địa điểm trở lên, cách làm đó bắt đầu vỡ: người không đủ, thông tin nằm rải rác trong tin nhắn, và những gì xảy ra trong căn hộ chỉ được biết khi khách phàn nàn.
Vận hành không lễ tân không có nghĩa là không có ai làm việc. Nó có nghĩa là những việc lặp lại được hệ thống làm, còn con người chỉ xử lý ngoại lệ. Dưới đây là sáu việc cần tự động hóa trước.
1. Gom lịch đặt phòng về một nơi
Khách đến từ Zalo, điện thoại, Booking, Agoda, Airbnb. Nếu mỗi kênh một lịch, sớm muộn sẽ có lúc nhận trùng phòng. Cần một lịch duy nhất: khách đặt qua tin nhắn thì lễ tân tạo lượt ở trong vài thao tác, khách đặt qua OTA thì lịch được đồng bộ về, hệ thống chặn trùng.
2. Cấp mã cửa theo lượt ở, không theo cái khóa
Mã cửa nên sinh tự động trước giờ nhận phòng và tự hết hạn khi trả phòng. Nhân viên dọn phòng, thợ kỹ thuật có mã riêng theo khung giờ. Như vậy không còn chìa bị sao, không còn mã cũ mở được cửa, và mỗi lần ra vào đều có nhật ký.
3. Biết trạng thái thật của căn hộ
Lịch chỉ cho biết khách dự kiến ở. Muốn vận hành từ xa cần biết thực tế: cửa đang đóng hay mở, trong căn hộ có người không, điều hòa có đang chạy không. Đây là phần mà phần mềm quản lý thông thường không có, vì nó chỉ biết những gì nhân viên nhập vào. StayOps lấy các tín hiệu này từ Edge Host đặt trong từng căn hộ.
4. Giao việc dọn phòng theo sự kiện
Khi khách trả phòng, việc dọn cần được tạo ngay, giao cho người phụ trách cụm đó, có hạn trước giờ khách sau đến. Người dọn làm theo checklist, chụp ảnh xác nhận; quản lý duyệt rồi căn hộ mới được bán tiếp.
5. Cảnh báo những gì cần người xử lý
Có người trong căn hộ mà không có lượt ở, khách ở quá giờ, cửa mở quá lâu, mất điện, khóa sắp hết pin. Những việc này cần đến đúng người, đúng lúc, qua điện thoại, chứ không đợi đến buổi kiểm tra định kỳ.
6. Ghi nhận tiền ngay tại lượt ở
Tiền phòng, tiền cọc, dịch vụ bán kèm nên gắn với lượt ở và phiếu tính tiền có mã QR chuyển khoản. Cuối tháng chỉ còn việc đối chiếu, không phải đi gom từ nhiều nơi.
Bắt đầu từ đâu
Nên làm theo thứ tự: lịch, mã cửa, trạng thái căn hộ, rồi mới đến dọn phòng và tiền. Hai việc đầu bỏ được ngay việc giao chìa; việc thứ ba là thứ cho phép bạn tin rằng căn hộ đang ổn mà không cần đến tận nơi.
Giải pháp liên quan